Pour bien travailler, il faut que les conditions soient réunies, dans un cadre adapté : certaines activités, en effet, requièrent le calme, propice à la concentration ; d'autres à l'inverse nécessitent l'interaction, pour pouvoir échanger librement avec ses collègues. D'où l'importance de l'environnement, dans des espaces conçus pour répondre aux différentes exigences professionnelles. En fonction de la situation – concentration, communication, collaboration ou décontraction – les "work settings" mis en place permettent de satisfaire aux différents besoins. Avec des avantages évidents : un tel aménagement permet d'accompagner le travail dans les bureaux de façon ciblée, pour soutenir au mieux la productivité et favoriser le bien-être des collaborateurs.
Les styles de travail sont variés : car chacun est différent
À chaque tâche sa situation
Le travail - à l'ère de la modernité - s'organise en toute flexibilité, au gré des activités qui requièrent différents espaces. Dans ce contexte, les collaborateurs décident eux-mêmes de l'endroit où ils travaillent et de la façon d'accomplir au mieux les tâches qui leur sont confiées. On voit alors alterner différentes situations. Le travail individuel peut ainsi laisser place à la communication, lors d'une réunion spontanée. L'on peut aussi vouloir s'isoler ou se détendre après une séance de travail en équipe. Les bureaux modernes sont donc pensés et conçus pour répondre à ces besoins, en offrant des solutions adaptées aux attentes de chacun.
Le principe des "4C" se réfère à quatre situations de travail différentes : concentration, communication, collaboration et contemplation (en toute décontraction). Des situations qui sont autant d'exigences auxquelles les espaces de travail et le mobilier doivent répondre, en étant parfaitement adaptés aux besoins de collaborateurs. De façon à : minimiser les erreurs et obtenir de meilleurs résultats.
Discrétion
Les collaborateurs ont parfois besoin d’un endroit leur assurant un maximum de discrétion. Le cadre typique de la « cabine téléphonique » n’est pas jugé satisfaisant : il donne en effet l’impression que la personne concernée utilise son temps de travail à des fins personnelles. Par ailleurs, le manque d’espace ne permet pas de se concentrer et d’y travailler efficacement.
Focus
Les espaces destinés aux tâches spécifiques, nécessitant calme et concentration, sont indispensables – même dans les entreprises misant sur le travail collectif. Les collaborateurs y passeraient en effet la moitié de leur temps. L'étude montre qu'il est important de créer une distance suffisante entre le(s) salarié(s) concerné(s) et ses/leurs collègues pour favoriser la concentration.
Solo informel
Il s'agit de moments où les collaborateurs quittent leur bureau mais continuent de travailler de manière informelle. Cet état se rapproche de la « concentration ». L'aspect « isolement » est toutefois relatif car l'échange avec les autres collègues travaillant dans la même pièce reste possible.
Confidentiel
Equivalent du mode « discrétion », mais pour deux ou trois personnes. Cette forme confidentielle de travail regroupe toutes les situations où un petit nombre de collaborateurs ont besoin de discuter de sujets sensibles en privé. Il s’agit généralement de thématiques liées au travail et non de sujets à caractère personnel. Voilà pourquoi les collaborateurs n’hésitent pas à utiliser des « cabines » mises spécialement à leur disposition.
Présentation
On retrouve ce mode de travail dans toutes les réunions visant à diffuser et partager des informations sous forme d’exposés. L’étude montre qu’en marge des salles de réunions classiques, ces présentations peuvent se dérouler en différents lieux ou dans différents espaces.
Formation
Le terme «formation» se rapporte aux situations donnant lieu à un échange formel d'informations et de connaissances. Si les salles de formation nécessitent certains outils et équipements, l'étude montre qu'on y pratique toujours un enseignement classique de type «frontal», même dans les espaces de bureau innovants.
Carrefours
Au bureau, certains espaces sont logiquement vecteurs de rencontre et d'échange. Les collègues s'y retrouvent autour d'un même « centre de gravité » : il peut s’agir d’un photocopieur, d'une machine à café ou de tout autre appareil « rassembleur ». Résolument fonctionnels, ces espaces sont assimilés à de véritables carrefours ou pôles de communication. Les collaborateurs s'y rendent pour une raison bien précise et s'y attardent pour discuter de sujets souvent liés à leur travail.
Socialisation
Les collaborateurs aspirent à se retrouver et être ensemble pour renforcer l'esprit d'équipe et échanger de manière spontanée et informelle. Ils peuvent le faire dans les restaurants d'entreprise et les espaces dédiés à la détente, où boissons et encas sont souvent proposés. Ces lieux sont généralement empreints de nature pour que les salariés s'y sentent bien.
Brainstorming
De nombreuses entreprises disposent de salles spéciales permettant aux collaborateurs d’exprimer toute leur créativité. Vectrices d’innovation, elles permettent également de travailler plus efficacement sur certains projets. Le Brainstorming est un mode regroupant toutes les formes temporaires de travail. Il requiert la mise à disposition d’une salle physique et nécessite un mobilier et des installations adaptés.
Travail informel
Il s’agit de moments où les collaborateurs quittent leur bureau mais continuent de travailler de manière informelle. Cet état se rapproche de la « concentration ». L’aspect « isolement » est toutefois relatif car l’échange et l’interaction avec les autres collègues travaillant dans la même pièce reste possible.
Travail en équipe
Auparavant, le travail d’équipe se déroulait exclusivement autour de bureaux ou de tables de réunion. Envisagé de manière plus flexible, il réunit désormais les collaborateurs dans différents espaces adaptés, respectant certains impératifs liés à ce mode de travail – notamment pour les projets à caractère temporaire ou menés par un groupe autonome. Ils doivent en effet faciliter les activités réalisées en équipe tout en permettant à chaque collaborateur d’accomplir individuellement des tâches spécifiques.
Styles de travail et styles de vie tendent de plus en plus à fusionner, rendant nécessaire l'aménagement de lieux de relaxation, très appréciés des collaborateurs. Ces espaces leur permettent d'interrompre momentanément leur travail pour mieux le poursuivre ensuite, une fois reposés. Dans les groupes relevant de cette étude, il est question d'espaces individuels (les espaces communs de relaxation s'inscrivent dans la catégorie « socialisation »).
