Las diferentes tareas exigen diferentes condiciones básicas: algunas actividades requieren calma y concentración, otras obligan a un intercambio intenso de ideas con los compañeros. Un entorno que tenga en cuenta estos factores ayuda enormemente a trabajar de la mejor manera posible. Los entornos de trabajo se diseñan y disponen según la situación laboral requerida (concentración, comunicación, colaboración o relajación) para satisfacer estas necesidades. Las ventajas de este diseño de oficina son obvias: da apoyo exactamente a aquellos estilos de trabajo que son importantes para la productividad y el bienestar de los empleados.
Los estilos de trabajo son tan diversos como los empleados
La tarea determina la situación de trabajo
En el mundo laboral moderno la actividad es flexible, por lo que siempre se requieren ambientes de trabajo diferentes. Por consiguiente, los empleados deciden por sí mismos dónde y cómo pueden llevar a cabo mejor sus tareas, alternando diferentes situaciones de trabajo. Al trabajo individual concentrado le pueden seguir actividades comunicativas; del trabajo en equipo se puede pasar a estar a solas o relajarse. Un diseño moderno de oficina tiene en cuenta todas estas necesidades diferentes y ofrece las opciones correspondientes.
El principio de las «4 C» se fundamenta en cuatro situaciones de trabajo diferentes: Concentración, Comunicación, Colaboración y Contemplación. Esto a su vez plantea demandas muy específicas para el entorno de trabajo y el mobiliario. Una buena alineación con las necesidades de los empleados permitirá minimizar los errores y, así, lograr mejores resultados.
Concentración
Discreción
En ciertas ocasiones, los empleados pueden necesitar un momento de absoluta discreción. Las clásicas «cabinas telefónicas» no gozan de aceptación, ya que generan la impresión de que el empleado está atendiendo asuntos privados durante las horas de trabajo y la estrechez del cubículo impide llevar a cabo tareas que requieran de un elevado grado de concentración.
Centrado
Incluso las empresas en las que el trabajo en común desempeña un papel preponderante no pueden renunciar a mantener espacios en los que sus empleados puedan realizar determinadas tareas con concentración. De hecho, los trabajadores pasan la mitad de su jornada laboral ocupados con estas tareas. El estudio demuestra que se puede lograr un espacio de concentración poniendo la «distancia» adecuada entre el empleado en cuestión y el resto de sus compañeros.
Informal en solitario
Con este término se entienden los momentos en que los empleados abandonan su mesa de trabajo pero continúan trabajando de forma más espontánea e informal. Es similar al estado de «concentración», si bien con un componente menos marcado de «alejamiento de los otros», ya que se mantiene abierta la posibilidad de interactuar con los compañeros que se encuentren en el mismo espacio.
Comunicación
Confidencial
Es una forma de comunicación discreta, circunscrita a dos o tres usuarios. La forma confidencial aúna todas las situaciones en las que unos pocos empleados necesitan una cierta atmósfera de privacidad para tratar asuntos sensibles. Por lo general, se trata de temas relacionados con el trabajo, no de asuntos privados. En este último caso, los empleados suelen utilizar de buena gana «cabinas» expresamente diseñadas con este fin.
Presentación
Esta forma de trabajo comprende todas las reuniones en las que se realizan «presentaciones» para compartir información. Los estudios demuestran que, además de las salas tradicionales de reuniones, para este fin se utilizan otros muchos espacios diferentes.
Formación
Como «Formación» se entienden todas las situaciones en las que tiene lugar un intercambio formal de conocimientos. Si bien las salas de formación necesitan equipamiento e instrumentos especiales, los estudios demuestran que la forma tradicional de clases magistrales sigue utilizándose incluso en las oficinas más innovadoras.
Cross roads
Hay zonas de la oficina que estimulan las reuniones espontáneas. Se caracterizan por la presencia de un elemento de atracción, como una máquina de café, una fotocopiadora o «herramientas» similares. Estos espacios, por su función, se denominan «cross roads» o cruces de caminos: los empleados van ahí por un motivo determinado y acaban manteniendo conversaciones «imprevistas» que suelen estar relacionadas con temas laborales.
Contactos personales
Los trabajadores buscan oportunidades para encontrarse, reforzar el sentimiento de grupo e intercambiar información de forma libre y espontánea. Las cafeterías y zonas de relajación son los puntos de encuentro en que sucede todo esto. En muchos casos hay comida y bebida y un cierto «aire natural» que hace que los empleados se sientan mejor.
Colaboración
Brainstorming
Numerosas empresas cuentan con salas especiales en las que los empleados pueden desplegar con más facilidad su creatividad, fomentando la innovación y una mayor eficiencia de los proyectos. El estilo «brainstorming» comprende todas las formas de trabajo ocasional y requiere de una sala física con el equipamiento técnico y mobiliario adecuados.
Trabajo informal
Con este término se entienden los momentos en que los empleados abandonan su puesto de trabajo pero continúan trabajando de forma más espontánea e informal. Es similar al estado de «concentración», si bien con un componente menos marcado de «alejamiento de los otros», ya que se mantiene abierta la posibilidad de interactuar con los compañeros que se encuentren en el mismo espacio.
Trabajo en equipo
Antiguamente, el trabajo en equipo se realizaba únicamente en las mesas de conferencia o en los propios puestos de trabajo; ahora, sin embargo, existe mucha más flexibilidad. Para esta forma de trabajo existe una amplia gama de salas disponibles. Cuando un equipo se reúne solo ocasionalmente o trabaja como una unidad autónoma, deben disponerse espacios que faciliten la actividad en grupo y, al mismo tiempo, ofrezcan la posibilidad a cada uno de los miembros de trabajar por su cuenta en determinadas tareas.
Relajación
Relax
Dado que el trabajo y la vida personal cada vez están más entremezclados, aumenta la necesidad de configurar espacios para la relajación. Estas zonas permiten a los empleados desconectar un tiempo de sus tareas, para poder retomarlas más adelante con fuerzas renovadas y la mente más despejada. Los espacios aptos para la relajación, que se conocen como «clusters» en el estudio, están pensados exclusivamente para su uso individual (los espacios de relajación para grupos entran dentro de la categoría de «Contactos personales»).
